一份詳盡的會(huì)議策劃方案能夠讓會(huì)議執(zhí)行更加省事，但詳盡的方案包含了很多事項(xiàng)，在策劃時(shí)如何著手，要注意哪些方面呢？在這篇文章中我們大理會(huì)議活動(dòng)策劃公司為你進(jìn)行解答。

大型會(huì)議的組織策劃往往要經(jīng)過一系列繁瑣的工作，若是某一步驟沒做好或做到位，可能會(huì)使得會(huì)議效果不盡人意，甚至出亂子。一份詳盡的策劃方案能夠讓后期執(zhí)行更加省事，但詳盡的方案包含了很多事項(xiàng)，如會(huì)議目的、規(guī)模、時(shí)間場(chǎng)地、與會(huì)人員、預(yù)算、會(huì)議形式、分工等等，在策劃時(shí)如何著手，要注意哪些方面呢？
一、與領(lǐng)導(dǎo)溝通了解會(huì)議目的
策劃之前的溝通是必不可少的工作，了解領(lǐng)導(dǎo)舉行會(huì)議的目的，確定整個(gè)會(huì)議策劃的大方向，方案要體現(xiàn)出主辦方的意圖，否則完全是無用功。比如要溝通好會(huì)議的主題是什么？多大規(guī)模？請(qǐng)哪些領(lǐng)導(dǎo)來？議程是什么？有什么特別交代的事項(xiàng)？
二、草擬初步方案，與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)
溝通之后應(yīng)該將初步的方案擬寫出來，我大理會(huì)議活動(dòng)策劃公司提醒大家這個(gè)需要交給領(lǐng)導(dǎo)來審核。因?yàn)樵跍贤ㄟ^程中，有可能出現(xiàn)理解偏差的情況，把方案寫到紙上，能夠及時(shí)糾正，避免走偏。同時(shí)，如果領(lǐng)導(dǎo)需要修改，或者有新的想法，也可以及時(shí)加上去。
擬定初步方案
三、細(xì)化方案
初步方案確認(rèn)后，就要來細(xì)化每一個(gè)環(huán)節(jié)了，這一步驟是最重要的一步。可按照“會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后”的思路來安排好每一個(gè)步驟。
1、會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議通知、落實(shí)與會(huì)人員名單、安排會(huì)場(chǎng)、會(huì)場(chǎng)平面圖、會(huì)議簽到、會(huì)議材料發(fā)放等等。
會(huì)前準(zhǔn)備工作量較大，會(huì)場(chǎng)的安排比較講究，根據(jù)不同的會(huì)議來布置現(xiàn)場(chǎng)，同時(shí)也要考慮作為安排等等。諸如會(huì)議通知、簽到的事項(xiàng)，可以借助會(huì)議助手軟件來協(xié)助，大大減少工作量。
2、會(huì)中：物料配合、人員配合
會(huì)議每一個(gè)環(huán)節(jié)需要什么物質(zhì)材料配合？工作人員在每一環(huán)節(jié)應(yīng)做什么？都需要策劃到位。
我大理會(huì)議活動(dòng)策劃為大家舉個(gè)例子，如會(huì)議中有現(xiàn)場(chǎng)抽獎(jiǎng)的環(huán)節(jié)，那是用轉(zhuǎn)盤來抽獎(jiǎng)？還是可以用會(huì)議助手軟件來投放到大屏幕抽獎(jiǎng)，人人可參與到彈幕互動(dòng)？
3、會(huì)后：會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)、宣傳報(bào)道
會(huì)議結(jié)束后需不需要進(jìn)行宣傳報(bào)道？如果需要就要準(zhǔn)備照片和宣傳稿。會(huì)議紀(jì)要可以通過會(huì)議助手在企業(yè)微信發(fā)布，方便與會(huì)人員及時(shí)查閱，如有修改意見也可以在評(píng)論區(qū)提出。
四、合理分配工作
執(zhí)行中很有可能出亂子，要懂得與同事分工合作，千萬別一個(gè)人把全部活攬下來。如果真有什么特殊情況，到了緊要關(guān)頭往往都是顧得了頭顧不了尾了，因此分工合作是必需的，多一個(gè)人分擔(dān)處理當(dāng)然會(huì)更靠譜。
五、主辦人公布策劃方案并宣布分工
策劃方案確認(rèn)完成后，由領(lǐng)導(dǎo)來公布并分配工作，這一點(diǎn)很重要，畢竟自己沒有分工權(quán)力，同事不一定能全力執(zhí)行。由領(lǐng)導(dǎo)出馬，那就變成了自己分內(nèi)的工作，這是不一樣的性質(zhì)。
完成了以上的策劃工作，那么執(zhí)行下去就會(huì)事半功倍。當(dāng)然，在執(zhí)行過程中會(huì)遇到各種各樣的情況，這時(shí)就需要及時(shí)調(diào)整，靈活處理啦！
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